Si vendes por WhatsApp, catálogos en PDF y ferias locales, probablemente ya perdiste pedidos sin darte cuenta. Empezamos por ahí: saber qué se cotizó, qué se cerró y qué quedó pendiente.
Trabajamos con dueños y administradores que necesitan claridad antes de contratar más personal o comprar un sistema.
Lee también: cómo ordenar el embudo cuando todo llega por chat.
Trabajamos con dueños y administradores que venden por WhatsApp, catálogos en PDF y ferias locales. No llegamos con un sistema complicado: revisamos lo que ya tienes, armamos piezas simples y dejamos al equipo con rutinas que sí se pueden cumplir en la semana.
Revisamos cómo entra un pedido hoy: desde el primer mensaje hasta el cierre. Identificamos dónde se pierde el seguimiento, qué cotizaciones quedaron sin respuesta y en qué momento el cliente se enfría. El resultado es un mapa claro de tu proceso real, no del que está escrito en un papel.
Armamos formatos que tu equipo pueda llenar sin equivocarse: datos del cliente, detalle del pedido, condiciones de entrega y fecha de vencimiento de la oferta. Funcionan en Excel o Google Sheets según lo que ya uses, y quedan listas para compartir por WhatsApp o correo.
Redactamos respuestas base para las consultas más frecuentes: precios, disponibilidad, tiempos de entrega y reclamos. No son libretos rígidos; son puntos de partida para que quien atiende sepa qué decir incluso cuando el dueño no está disponible.
Una planilla con entradas, salidas, mermas y devoluciones, vinculada a lo que se factura. Sirve para detectar diferencias antes del cierre del mes y para saber qué producto se está moviendo de verdad, sin comprar software costoso ni sumar personal.
Un tablero corto, con pocos indicadores: pedidos cerrados, cotizaciones pendientes y clientes que dejaron de escribir. Se revisa una vez por semana en quince minutos y sirve para decidir a quién llamar primero, no para llenar reportes que nadie lee.
Documentamos los pasos de almacén y facturación en lenguaje directo, con responsables y plazos. Además grabamos sesiones cortas de capacitación para que el personal nuevo aprenda sin depender de la memoria del dueño ni de explicaciones repetidas cada vez que alguien entra al equipo.
Si tu negocio familiar creció rápido y ya no sabes qué se vendió ni a quién, revisa algunos casos de uso parecidos al tuyo o escríbenos desde la página de contacto para coordinar una primera reunión por videollamada.
No se trata de comprar un sistema caro ni de contratar más gente. Se trata de saber qué se vendió, a quién y qué falta cerrar. Estos son los puntos donde más se nota el trabajo con una PyME de Lima o provincia.
Cuando los pedidos llegan por WhatsApp, catálogos en PDF y ferias, todo se mezcla. Separamos el recorrido en cuatro momentos: contacto, cotización enviada, seguimiento y cierre. Con eso el dueño ve de un golpe cuántas conversaciones siguen vivas y cuántas se están enfriando sin que nadie las retome.
Armamos plantillas en Excel o Google Sheets con los datos que ya usas a diario: cliente, producto, cantidad, plazo y responsable. La idea es que cualquier persona del equipo pueda emitir una cotización coherente sin preguntar al dueño cada vez, y que quede registro de lo que se envió y cuándo.
Redactamos respuestas base para las consultas más repetidas: precios, disponibilidad, tiempos de entrega y formas de pago. No son discursos rígidos, son puntos de partida para que el personal nuevo atienda con criterio desde la primera semana y no improvise frente al cliente.
Una planilla simple con entradas, salidas, mermas y devoluciones, enlazada con las facturas emitidas. Revisión diaria de movimientos, conteo semanal por familia de productos y cierre mensual con ajustes anotados. Así las diferencias se detectan a tiempo y no cuando un cliente pide algo que ya no existe en almacén.
Un tablero sencillo con las cifras que importan: pedidos cerrados, cotizaciones pendientes, productos con más rotación y clientes que dejaron de comprar. Se revisa una vez por semana, en quince minutos, y sirve para decidir dónde poner el esfuerzo en los siguientes días.
Documentamos los pasos que hoy viven solo en la cabeza del dueño: cómo se recibe mercadería, cómo se despacha, cómo se emite una factura y qué hacer ante una devolución. Cada manual se graba en una sesión corta de capacitación para que el personal lo consulte cuando lo necesite, sin frenar la operación del día.
Si quieres ver cómo se aplica esto en un caso parecido al tuyo, revisa los casos de uso o escríbenos desde la página de contacto para coordinar una primera videollamada.
Antes de coordinar una videollamada, casi todos los dueños y administradores llegan con las mismas dudas. Aquí van las respuestas que solemos dar en voz alta, sin rodeos ni letra chica.
Sí, y de hecho es el caso más común que atendemos. No necesitas un CRM ni un sistema grande para ordenar el embudo: empezamos separando lo que es consulta, lo que ya tiene cotización enviada y lo que quedó sin seguimiento. Con una plantilla simple en Google Sheets y una rutina diaria de revisión, el equipo deja de perder pedidos entre chats y notas sueltas.
No. Trabajamos con lo que ya tienes: las personas que atienden hoy, el almacén que ya existe y las herramientas que usas a diario. Si hace falta, armamos plantillas de cotización en Excel o Google Sheets y un tablero básico para revisar metas semanales. La idea es ordenar sin sumar costos fijos que después no puedas sostener.
Ese es justamente el punto de partida que más vemos: la empresa creció, entró más gente a atender y ya nadie sabe con claridad qué se vendió, a quién y a qué precio. El diagnóstico del embudo nos deja ver dónde se corta el proceso, si es en la primera respuesta, en la cotización o en el seguimiento. A partir de ahí armamos guiones de atención y manuales de procedimiento para almacén y facturación, con sesiones de capacitación grabadas para que el equipo las repita cuando haga falta.
Sí. Atendemos a pymes de Lima y de provincias, y toda la coordinación se hace por videollamada. Lo que pedimos del otro lado es acceso a la información real: cómo llegan los pedidos, quién responde, cómo se factura y cómo se controla el stock. Con eso armamos el control de stock básico y los tableros de metas semanales sin necesidad de que estemos físicamente en tu oficina o almacén.
Depende del tamaño del equipo y del desorden acumulado, pero las primeras señales aparecen rápido: cotizaciones que ya no se quedan sin respuesta, un registro claro de lo que salió de almacén y una persona responsable de cada paso. Lo que sí te pedimos es constancia en la rutina semanal, porque el orden comercial no se sostiene solo con documentos bonitos.
Es normal. Por eso las sesiones de capacitación quedan grabadas: el personal nuevo las ve cuando entra, y quien ya está puede repasar el guion de atención o el protocolo de cotización sin depender de la memoria del dueño. Los manuales están escritos en lenguaje directo, con pasos y ejemplos, no como un reglamento interno que nadie lee.
Si tu duda no está aquí, escríbenos a info@shivanshbusiness.com o llámanos al 995807360. También puedes revisar los recursos antes de la primera reunión.